Inspecciones virtuales e híbridas de BPMs para plantas de aliment

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Inspecciones virtuales e híbridas de BPMs para plantas de alimentos: resumen del webinario y preguntas respondidas
Inspecciones virtuales e híbridas de BPMs para plantas de alimentos: resumen del webinario y preguntas respondidas

El pasado 20 de noviembre, Cristina Bernal, gerente de aseguramiento de la calidad para Latinoamérica, presentó un webinario gratuito donde explicó en qué consisten las inspecciones híbridas de BPMs con base en los estándares consolidados de AIB International para inspección, así como el caso de una empresa que recibió varias inspecciones bajo esta modalidad en sus instalaciones en distintos lugares del mundo.

Si usted no pudo asistir al webinario en vivo, puede tener acceso a la grabación en nuestro canal de YouTube:

Recibimos una gran cantidad de preguntas por parte de los asistentes al webinario en vivo, las cuales hemos dado respuesta y se las compartiremos a continuación:

Si la empresa trabaja con documentación completada a mano (es decir no toda es digital) ¿cómo se comparte la documentación con AIB International? ¿con qué plataforma? ¿AIB International brinda apoyo respecto a la instrucción previa de cómo hacerlo?

Si la planta tiene documentos en papel se sugiere escanear la información y guardarla en el equipo de cómputo que van a usar para conectarse a la sesión. Algunas cámaras de teléfonos celulares han mostrado tener una muy buena resolución cuando se toman fotografías a los documentos y se muestran en pantalla.

La plataforma virtual por usar en la sesión es la que elija el cliente.

En días previos a llevarse a cabo la auditoria híbrida de BPMs, el auditor de AIB International  que va a realizarla se pone de acuerdo con el cliente para llevar a cabo lo que denominamos ‘reunión de preauditoria’ que es una reunión virtual, de máximo una hora, en la plataforma elegida por el cliente cuyo objetivo es que el auditor se presente y explique lo que es una auditoria híbrida de BPMs, además que se puede usar para que el cliente practique mostrar los documentos a través de la plataforma. 

¿Cuáles son los requerimientos respecto a conectividad y confidencialidad?

Los requerimientos de hardware incluyen una computadora para la auditoria remota de documentos/registros y una conexión adecuada de Internet. Esto de ‘adecuado’ puede ser muy general, pero esta conexión debe soportar videoconferencias, ya que la sesión virtual dura 8 horas. Aunque no es forzoso estar conectado con la cámara abierta todo el tempo, si es importante que la conexión sea estable y pueda soportar estar mostrando de forma permanente documentos.

¿Qué programa utilizan para realizar las inspecciones híbridas?

Para la primera parte de la auditoria híbrida de BPMs, que es la auditoria remota/virtual se usa la plataforma virtual que elija el cliente. Los documentos que se revisan son los estándares consolidados de AIB International para inspección.

¿La inspección física la realizará el mismo inspector que realizó la auditoría documental remota?

Sí.  El inspector (profesional de inocuidad alimentaria de AIB International) que realiza la auditoria remota/virtual (primera parte de la auditoria híbrida de BPMs) es el mismo que realiza la inspección física (segunda parte de la auditoria híbrida de BPMs).

¿Existe algún sistema digital para llenado de bitacoras virtuales avalado?

Desconocemos si existe un sistema digital de llenado de bitácoras avalado por alguna entidad. Sin embargo, para el caso de las auditorias virtuales y las auditorias híbridas de BPMs que realiza AIB International no se requiere de ningún sistema digital. Si la planta de manufactura usa registros en papel, se solicita sean escaneados o con fotografías nítidas de alta resolución. No tienen que escanear todos los documentos de su sistema de inocuidad alimentaria, a las plantas de manufactura se les envía un listado de documentos que deben de tener listos y solo deben escanear esos documentos. Hay plantas de manufactura que tienen sistemas electrónicos ya implementados para la gestión de sus documentos, en estos casos no tienen que digitalizar esos documentos si ya los tienen de forma electrónica, solo mostrarán el documento correspondiente en pantalla al auditor. AIB International no solicita ningún sistema digital especifico para el llenado de bitácoras.

Una vez ejecutada la auditoría documental virtual, ¿cuánto tiempo después se realiza la auditoría presencial?

Una vez que se lleva a cabo la autoría remota/ virtual (primera parte de la auditoria híbrida de BPMs), el auditor tiene hasta seis meses posteriores a esta para llevar a cabo la inspección (segunda parte de la auditoria híbrida de BPMs) y esta inspección es no anunciada.

¿Cuál es la vigencia de la auditoría, igual que una presencial? ¿o menor tiempo?

La vigencia de una auditoria híbrida de BPMs de AIB International es la misma que la presencial, sin embargo, es importante considerar que la auditoria híbrida de BPMs concluye hasta que se lleva a cabo la inspección (segunda parte de la auditoria híbrida de BPMs). Por ejemplo, si una planta de manufactura recibe su auditoria remota (primera parte de la auditoria híbrida de BPMs) el 30 de noviembre de 2020, se tiene una evaluación parcial. Y como el auditor tiene máximo hasta seis meses después para realizar la inspección (segunda parte de la auditoria híbrida de BPMs), y suponiendo se realiza esta segunda parte hasta la fecha máxima que para el ejemplo sería el 30 de mayo de 2021, será entonces hasta esta fecha que se tenga la calificación final. La calificación final se comparte una vez que ya se realizaron las dos partes de la auditoria híbrida de BPMs.  

Tres preguntas con la misma respuesta:

¿Durante la preauditoria se da un informe previo de los hallazgos para evaluar si hay oportunidad de corregir un hallazgo crítico que ponga en riesgo el resultado de la auditoria final?

¿Si documentalmente hay áreas de oportunidad,  si estas se resuelven en la inspección física, esta queda incluida como hallazgo en el reporte final  como no conformidad, o como una oportunidad ?

Considerando la pregunta sobre la presencia de hallazgos insatisfactorios en la preauditoria, ¿se genera algún plan de acción para que sean evaluadas en la auditoría física, o queda hasta ese momento el proceso?

La auditoría híbrida de BPMs se conforma de dos partes:

1.La auditoría remota/ virtual (primera parte de la auditoria híbrida de BPMs). Solo se revisan documentos de forma virtual y al terminar este día se entrega un reporte parcial.

2.La inspección (primera parte de la auditoria híbrida de BPMs). Solo se realiza la inspección, ya no se revisan documentos y no se tiene la posibilidad de corregir ningún hallazgo que se haya tenido en la primera parte. Al terminar este día se completa el reporte tomando como base el reporte parcial de la primera etapa, y se emite un reporte final con la calificación final.

Si una planta de manufactura tiene un hallazgo critico (hallazgo insatisfactorio) durante la primera etapa con la que repruebe esta parte, esto es, durante la auditoría remota/ virtual, la planta de manufactura puede elegir ya no realizar la segunda etapa (la inspección) y comenzar una nueva auditoría híbrida de BPMs o una inspección de BPMs ‘normal’ física de AIB International, y esto tendría que realizarse después de 30 días, no podría ser antes de ese lapso. 

Para los hallazgos que obtiene la planta de manufactura en las inspecciones de AIB International no se requiere que se envíe a AIB International un plan de acciones. Las plantas de alimentos generan sus planes de acción internamente, pero no es necesario enviar nada a AIB International.  Una vez que se tiene un hallazgo, este hallazgo se queda en el reporte ya sea en el reporte de la primera etapa o en el final, pero no hay forma de eliminar un hallazgo.

¿Qué se revisa en la auditoría presencial?

Una inspección ‘normal’ de AIB International toma como base los estándares consolidados de AIB International para inspección en donde en la primera parte se realiza una inspección física y en la segunda parte se realiza una revisión documental de los programas de prerrequisitos de BPMs. Para el servicio de auditoria híbrida de BPMs se realiza justo al revés, primero se realizar la revisión documental vía remota/virtual (primera parte de la auditoria híbrida de BPMs) y máximo seis meses después, una inspección física en sitio (segunda parte de la auditoria híbrida de BPMs). En ambos servicios (la inspección ‘normal’ y la auditoria híbrida de BPMs se usan los estándares consolidados de AIB International para inspección.

Dos preguntas con la misma respuesta:

Para el caso de empresas que producen sanitizantes y desinfectantes, nos queremos certificar en BPMs y obtener el registro de cofepris en Mexico, ¿también aplica la inspección hibrida?

¿Las auditorías híbridas de BPMs, son sólo para plantas elaboradoras, o es para la industria y los locales de venta, indistintamente?

Los estándares consolidados de AIB International para inspección solamente están enfocados en:

  1. Instalaciones de manufactura de alimentos.
  2. Instalaciones de manufactura de materiales de empaque en contacto directo con alimentos.
  3. Instalaciones de manufactura de materiales de empaque no en contacto directo con alimentos.
  4. Centros de distribución de alimentos.
  5. Embotelladoras de bebidas.
  6. Productos frescos y empacadoras de fruta.
  7. Manejo de granos.
  8. Cosechas agrícolas.
  9. Frutas y vegetales frescos y cortados.

AIB International no realiza inspecciones de BPMs para empresas que manufacturan sanitizantes ni desinfectantes ni productos químicos, aunque estos se utilicen en las empresas antes descritas. Tampoco se realizan inspecciones de BPMs para puntos de venta de alimentos.

¿Qué pasa si no se cumple con alguna calificacion aprobatoria o no se tiene oportunidad de tiempo para corregir?

Si una planta de manufactura tiene un hallazgo critico durante la primera etapa, esto es, durante la auditoría remota/ virtual, la planta de manufactura puede elegir ya no realizar la segunda etapa y comenzar una nueva auditoría híbrida de BPMs o una inspección de BPMs ‘normal’ física de AIB International, y esto tendría que realizarse después de 30 días, no podría ser antes de ese lapso. 

¿Cuántos días es la auditoría presencial?

Para la auditoria remota/virtual (primera parte de la auditoria híbrida de BPMs) siempre es un día, pero para la inspección (segunda parte de la auditoria híbrida de BPMs) eso depende del tamaño de la planta de manufactura. Para saber el tiempo, AIB International le proporciona un cuestionario a la planta de manufactura interesada y una vez respondido el cuestionario se les indica el número de días.

¿La inspección híbrida incluye inspección al personal, la protección fisica?

Las auditoria híbrida de BPMs incluyen algunas entrevistas al personal para los programas de prerrequisitos que así lo requieren, por ejemplo, para HACCP. En la categoría 1 de los estándares consolidados de AIB International para inspección se revisan aspectos de métodos operativos y prácticas del personal. La protección física que se revisa es sólo aquella que corresponda a la protección física del personal con fines de inocuidad alimentaria y solo en los lugares que esto aplique (por ejemplo, mascarilla (cubreboca), cofia (redecilla para el cabello), guantes, etc. y no se revisa aquella que sea con fines de seguridad industrial (por ejemplo, uso de casco, zapatos de seguridad, etc.). No todas las áreas de manufactura de alimentos requieren protección física para fines de inocuidad así que solo se revisan si es que aplican para esa instalación.

¿Podría dar ejemplos de lo que se va a revisar en la auditoría presencial?

En la inspección (segunda parte de la auditoria híbrida de BPMs)  se revisan las 5 categorías de los estándares consolidados de AIB International para inspección, las que no pudieron revisarse en forma virtual. Las cinco categorías son las siguientes:

1. Métodos operativos y prácticas del personal

2. Mantenimiento para la seguridad (inocuidad) de los alimentos

3. Prácticas de limpieza

4. Manejo integrado de plagas

5. Adecuación de los programas de prerrequisito y de seguridad de los alimentos

Un ejemplo de lo que se revisa en la categoría 2 en los equipos de manufactura serían por ejemplo las fugas, aceite y lubricación que se manejarán de manera tal de no contaminar los alimentos.

¿Recomendarían que la auditoría sea 100% remota? ¿Bajo qué condiciones?

Sí, recomendamos las auditorias 100% remotas cuando cumplan las características con las que AIB International realiza las auditorias virtuales, que son 100% remotas. Estas se realizan para plantas de manufactura de bajo riesgo (por ejemplo, centros de distribución de alimentos) y se realizan en plantas de manufactura cuya inspección ‘normal’ de AIB International tiene una duración de un sólo día. En estas auditorias 100% virtuales se revisan los documentos en una plataforma a virtual y también la parte de las inspecciones realiza virtual para lo que se solicita que la empresa tenga una conexión de internet muy sólida, sin interrupciones. Para la inspección, quien lleva la cámara debe seguir las instrucciones del auditor con quien estará conectado de forma permanente.

¿Por causa de corte de energía eléctrica al estarse realizando la auditoría, y esta tardará en restablecerse, la auditoría se repite?

Si se llegasen a tener interrupciones en la conexión de internet o en la energía eléctrica, se evaluaría el caso en específico de la empresa con esta situación.

¿Dentro de la auditoria remota realizan todo el recorrido de las instalaciones, para verificar los procesos?

No, durante la auditoria remota/virtual (primera parte de la auditoria híbrida de BPMs) solo se revisan documentos. Previo al día de la auditoria remota/virtual, se le envía a la planta de manufactura un listado de los documentos que debe tener listos para ese día. Es en la inspección (segunda parte de la auditoria híbrida de BPMs) en el que se realiza el recorrido de las instalaciones para observar los procesos.

Le invitamos a descargar el caso de estudio gratuito en formato PDF que presentamos para este webinario.

Contáctenos para agendar una sesión gratuita de asesoría para evaluar si su planta de alimentos puede recibir la inspección híbrida o virtual de BPMs de AIB International.

 








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