Cómo emplear las TIC en su próxima auditoria FSSC 22000

Blog Saber Alimentario

rss

Soluciones hoy para la industria alimentaria mundial del futuro.

Cómo emplear las TIC en su próxima auditoria FSSC 22000
Cómo emplear las TIC en su próxima auditoria FSSC 22000

Hace una semana, nuestra experta en certificación Alma Delia Hernández dictó un seminario gratuito relacionado con el uso de las tecnologías de información y comunicación en las auditorías de FSSC 22000.

Como resultado de la pandemia, la fundación FSSC publicó recientemente un nuevo anexo que permite el uso de herramientas de TIC (tecnología de la información y la comunicación) para completar las auditorías FSSC 22000. El enfoque de auditoría de las TIC consta de un proceso de dos pasos, que incluye una auditoría remota centrada en la revisión de documentos, seguida de una auditoría in situ para verificar la implementación de los requisitos del esquema FSSC 22000.

Usted puede ver la grabación de este webinario a continuación, así mismo, debajo de la grabación compartiremos las preguntas respondidas que se generaron durante el webinario:

Sesión de preguntas y respuestas

Pregunta 1. ¿Cuál es su recomendación, que sea el cliente o el organismo de certificación el anfitrión encargado de organizar la reunión virtual?

Definitivamente se solicita que sea el cliente, pues será él quien tenga control de la plataforma seleccionada, podrá compartir con mayor facilidad documentos en pantalla, tendrá la libertad de añadir invitados y agregar asistentes a la reunión. Siendo el cliente el anfitrión hay mayor confianza acerca de la confidencialidad que guardará este proceso.

Pregunta 2. Relacionada con la anterior, hay otra que preguntan: Si el cliente es quien organiza la sesión en la plataforma virtual, ¿cómo puede ser entonces no anunciada?

Muy buena pregunta. Si bien había yo comentado que esta nueva modalidad de auditorias permite dividirla en dos partes, entre remota y sitio, para las no anunciadas hay un enroque, esto es, primero se llevará a cabo la visita al sitio y, a más tardar 48 hrs después, será la revisión documental. Para esta parte se pueden poner de acuerdo la organización auditada y el auditor junto con el organismo de certificación. De modo que se cumple el requisito de ser no anunciada y a la vez se divide en dos partes la auditoria.

Pregunta 3. ¿Puedo programar mi auditoria de seguimiento remota sin haber realizado el assessment?

FSSC requiere que previamente se realice una evaluación remota con la finalidad de verificar el estado en el que se encuentra la compañía a ser auditada, corroborar si hay condiciones que impidan o no realizar una visita física o si se cuenta con la tecnología para poder ejecutar una de las partes virtualmente. Sin el assessment no se dispone de información precisa que permita ejecutar un ejercicio remoto exitosamente. Puede haber varios obstáculos, como el no saber manejar la plataforma seleccionada para compartir los documentos y lo cual ocasionaría demoras y un proceso más tardado, fallos de conectividad, incluso hay plantas que al interior de las instalaciones no disponen de señal de internet. Entonces la evaluación permite identificar la factibilidad de la auditoria remota.

Pregunta 4. Para la auditoria remota, ¿se deben enviar los documentos escaneados o con link para que sean descargados por el auditor para que los revise?

No. De hecho por eso es la intención de seleccionar cuidadosamente la plataforma que se empleará, la organización auditada deberá haber entrenado a su personal en el uso de estas herramientas tecnológicas a fin de que manejen bien los recursos y puedan saber cómo compartir pantalla, moverse entre sus plataformas documentales internas y evitar demoras en la sesión. Si bien, requerirá de personal disponible quizá para escanear un documento, lo mejor es mostrarlo en pantalla, no enviarlo al auditor ni por chat ni por correo. Es para garantizar la confidencialidad de su información El ejercicio de auditoría es en ese momento, delante del auditado. No es una revisión de escritorio sino en vivo, como si ambas partes estuvieran de manera presencial.

Pregunta 5. En la auditoria en sitio ¿Se podrían volver a solicitar documentos ya revisados en la sesión virtual?

Sí, si hay algún seguimiento que realizar, o si durante la auditoria en el sitio el auditor requiere corroborar alguna información para precisar algún hallazgo, sí, es posible que pueda volver a revisarse cualquier documento que previamente fue presentado en durante la auditoria remota.

Pregunta 6: ¿Cómo se realiza la digitalización de la documentación (física en papel) para la parte de la auditoría remota?

Hay varias opciones:

1. Escaneando

2. Fotografiando

Más alla de que sirvan con fines de presentarlos en auditoria, es una forma muy útil para preservar y almacenar sus documentos.

Pregunta 7: ¿Por qué no se puede hacer la auditoría in situ remota vía utilización de drones?

Aun cuando hay avances tecnológicos como drones, lentes de visión a distancia o el uso de otros dispositivos,  éstos aun no sustituyen otros aspectos sensoriales que son esenciales durante una auditoría presencial para identificar las condiciones del entorno, como la apreciación de olores, sensaciones del ambiente, ruidos, gestos y comportamiento, entrevista directa, observación periférica, entre otras. Además de que no existe una regulación sobre su aplicación.

Pregunta 8: ¿Cómo se maneja la seguridad en auditorias remotas?

Si se refiere a seguridad de la información,  por eso es que se solicita que sea el auditado quien tenga el control de la plataforma, para que el controle el acceso de las personas que deben estar presentes durante la auditoria, quien tenga el control de los documentos y plataformas documentales de las aue haga uso. Además que deben existir acuerdos de confidencialidad firmados entre la compañía auditada y la casa auditora, y aunque los auditores tienen convenios de confidencialidad firmados con el organismo de certificación, el auditado le pudiera solicitar que firme otro acuerdo, y no sería mal visto.

En AIB International solo está presente el auditor durante el desarrollo de la auditoria, de modo que no hay ninguna otra persona observando el proceso. Los documentos se revisan solo a través de la pantalla, no se pide que sean enviados por correo o ningún chat,  escaneados o por fotografía ni antes ni después de la revisión.

Pregunta 9: ¿Existe un tiempo mínimo entre la etapa remota y en sitio? ¿Puede ser la auditoría en el sitio a continuación de la remota?

Sí. El tiempo regular debiera ser de 30 días pero existen excepciones donde, a través de justificar que las condiciones que prevalecen en el sitio no son las apropiadas para acudir de modo presencial, se puede conceder una prórroga hasta de 90 dias. Pero si se llega a un acuerdo entre el sitio y el Organismo de Certificación, pueden ser consecutivas.

Pregunta 10: ¿Las TICs se pueden considerar en auditoría de seguimiento o también cuando recién se va a obtener la certificación?

Ambos casos.

Al día de hoy, FSSC permite que auditorias iniciales tengan la etapa 1 totalmente remota y solo etapa 2 en sitio.

En seguimientos, puede dividirse 50% remota, 50% en sitio siempre y cuando sea en el mismo año calendario y la duración de la visita al sitio sea de al menos 1 dia completo.

Pregunta 11:  ¿Dónde están auditor y auditado en la auditoría in situ durante una pandemia?

El sitio puede destinar una sala apropiada donde a pesar de estar ambos en el sitio, se mantenga una adecuada distancia, procurando en todo momento de seguir los lineamientos sanitarios (uso de cubrebocas,  caretas en caso necesario donde quizá no se pueda procurar un mayor distanciamiento, lavado continuo de manos, aplicación de gel,  entre otros)

En piso, el auditor deberá estar como de costumbre observando la operación.

Pregunta 12: ¿El informe de auditoria indicará que fue en sitio y remoto?

Sí,  se indica que fue dividida.

Pregunta 13: ¿ Se puede utilizar tablet o debe ser en PC?

Siempre y cuando desde la tablet se puedan presentar todos los documentos y registros solicitados por el auditor, no hay restricción alguna del tipo de dispositivo.

Pregunta 14: ¿Pueden compartir la dirección web de la plataforma de FSSC 22000?

www.fssc22000.com

Pregunta 15: ¿Cuál es la diferencia entre los tipos de auditoria de FSSC?

  • Iniciales (se divide en etapa 1 -documental, puede ser en sitio o remota; y en etapa 2 que debe ser en sitio)
  • Seguimientos (son dos seguimientos cada año posterior a la certificación, pueden realizarse en sitio o  de manera dividida entre 50% remota y 50% en sitio, hasta con una diferencia de 30 dias pero deben ser en el mismo año calendario)
  • Recertificación (pueden ser totalmente en sitio o divididas en sitio y remota pero debe culminarse antes del vencimiento del certificado)
  • No anunciadas (puede ser totalmente en sitio o dividida, donde se sigue la regla de al menos 50 % en sitio  y que no sea inferior a un día, que es con la que se da inicio y posteriormente se realiza la remota)

Pregunta 16: ¿Cómo se calcula el tiempo de la auditoria remota y en sitio ante este contexto?

La auditoría remota normalmente durará 1 día y la auditoría de verificación en el sitio el resto de la duración total de la auditoría anual regular. La auditoría en el sitio no puede ser inferior a 1 día y será al menos el 50% de la duración total de la auditoría.

Pregunta 17: ¿Cómo seria la calificación en las auditorias bajo este concepto?

La categorización de los hallazgos no cambia, se mantiene el mismo criterio que tiene FSSC para las no conformidades menores, mayores y críticas.

Pregunta 18: Recuerdo que como cliente por el tema de la pandemia la planta podía solicitar cambiar la fecha de auditoria. ¿Esto está aun vigente?

Si, se puede solicitar una extensión del certificado de hasta 6 meses mediante una evaluación de riesgo.

Pregunta 19: Si mi análisis de riesgos por COVID-19 dice que no debo recibir a nadie más que a los proveedores, ¿el auditor no tendría que insistir si muestro mi análisis de riesgo, es correcto?

Se deben seguir las reglas del esquema, si no se permite el ingreso al sitio, pero ya ha transcurrido el tiempo entre la realización del análisis de riesgo, y se ha vencido la extensión, si la planta no permite la entrada al auditor, la certificación se perderá.

Pregunta 20: ¿Cuánto tiempo transcurre entre la auditoria remota y auditoria en sitio?

Se espera que sean 30 dias o bien, si las condiciones del sitio no lo permiten, justificar claramente y se permite posponerlo hasta un máximo de 90 dias

Pregunta 21: Si la auditoria interna es outsourcing y se desea hacer remota, ¿se debe respetar el tiempo de 1 día en sitio, como mínimo?

Una auditoria interna se espera sea más exhaustiva que una de tercera parte,  de modo que si el tiempo minimo de una de tercera parte es de 1 día, sería el mínimo esperado.

Pregunta 22: ¿Cómo se aplica esto en lugares o países donde aún existen riesgos importantes por el virus?

Se debe realizar una evaluación de riesgo previa que determine las condiciones que guarda el sitio a auditar. Si las condiciones aun no permiten la realización de la totalidad de la auditoria en sitio es cuando se puede solicitar dividir la auditoria entre sus partes remota y en sitio con diferencia de hasta 30 dias o bien si las condiciones del sitio aun no lo permiten, justificar claramente que es una condición excepcional y se requiere posponer hasta con un máximo de 90 dias la realización de la auditoria en sitio

Pregunta 23: ¿El tiempo para el cierre de las no conformidades empieza a correr hasta que se terminan las 2 auditorías?

Se esperaria que las acciones se tomen en cuanto se levantan.

Pregunta 24:  ¿La empresa auditada durante la revisión un situ debe estar produciendo normalmente?

Se espera poder observar la operación del total alcance de la certificación, o si no es posible que estén funcionando por completo, se pueden revisar las instalaciones identificando los controles aplicados por la empresa en las líneas que no estuvieran produciendo.

Conozca más de los servicios de AIB International en nuestra sección de certificación.

 

 








b i u quote

Save Comment
Showing 0 Comment


¡Suscríbase al blog Saber Alimentario de AIB!

Pregunte a un experto



Saber
Alimentario

SOLUCIONES DE HOY PARA LA INDUSTRIA ALIMENTARIA DEL MAÑANA
back To Top icon back To Top icon